Die meisten Leads gehen im Vertrieb nicht verloren, weil das Angebot schlecht ist, sondern weil niemand nachfasst. Eine Follow-up-Sequenz im Vertriebsprozess legt fest, wann welcher Kontakt über welchen Kanal passiert. Wer dabei einen handgeschriebenen Brief an den Anfang stellt, hat einen Vorteil: Der erste Kontakt fällt auf, und alle weiteren Touchpoints haben einen Aufhänger.
\n\nEine Sequenz ist eine geplante Abfolge von Kontakten mit einem Lead oder Kunden: Brief, Anruf, E-Mails, eine Nachricht auf LinkedIn, ein Meeting. Jeder Schritt hat einen Abstand und einen Zweck. Im B2B-Vertrieb verhindert eine Sequenz, dass Kontakte nach dem ersten Gespräch einfach liegen bleiben.
\nViele Vertriebsteams bauen solche Follow-up-Sequenzen in Tools wie HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Dort lassen sich E-Mail-Vorlagen hinterlegen, Aufgaben für Anrufe anlegen und Schritte automatisch auslösen. Neben E-Mail-Sequenzen lässt sich so jeder Schritt steuern. Der Brief ist in diesen Sequenzen aber selten dabei, obwohl er der Kontakt ist, an den sich Empfänger am besten erinnern.
\n\nDiese Sequenz hat sich für Erstkontakte im B2B bewährt. Die Abstände sind Richtwerte, keine Regel.
\n| Tag | Kanal | Inhalt |
|---|---|---|
| 0 | Handgeschriebener Brief | persönlicher Einstieg, ein Nutzen, Ankündigung eines Anrufs |
| 5 bis 7 | Anruf | Bezug auf den Brief, kurzes Gespräch, Terminvorschlag |
| 8 | Zusammenfassung des Gesprächs oder Rückfrage, falls niemand erreicht wurde | |
| 14 | Vernetzung mit kurzer Nachricht, kein Pitch | |
| 21 bis 28 | Handgeschriebene Postkarte | kurze Erinnerung mit einem neuen Anlass oder Mehrwert |
Der Brief öffnet die Tür, und das oft wörtlich. In unserer Praxis ruft der Empfänger nach einem handgeschriebenen Brief nicht selten selbst an, bevor der Vertrieb es tut. Dann ist die Sequenz an dieser Stelle erfolgreich beendet, und das Meeting steht.
\nE-Mails an neue Kontakte ohne Einwilligung sind rechtlich heikel. Nach einem Gespräch oder mit Zustimmung ist die Mail in Ordnung, als allererster Kontakt ist der Brief die sichere Wahl. Die Details stehen im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"kaltakquise-per-brief\"]Kaltakquise per Brief[/ratgeber_link].
\n\nZu früh wirkt drängend, zu spät ist der Kontakt kalt. Für die meisten Sequenzen gilt:
\nJeder Schritt braucht außerdem einen eigenen Call-to-Action. Der Brief kündigt den Anruf an, der Anruf endet mit einem Terminvorschlag, die Mail bestätigt ihn. Wer die Schritte so aufeinander aufbaut, muss keinem Lead hinterherlaufen, weil jeder Kontakt den nächsten vorbereitet. Ein Automatisierungstool hilft dabei, die Abstände einzuhalten, auch wenn im Tagesgeschäft viel los ist.
\nBeim Nachfassen zählt Mehrwert statt Wiederholung. \"Wollte nur nachfragen\" ist kein Anlass. Ein Beispiel aus der Branche des Kontakts, eine kurze Auswertung oder ein Hinweis auf ein Gespräch mit einem ähnlichen Unternehmen sind einer.
\n\nDie Follow-up-E-Mail ist der Schritt, der am häufigsten schiefgeht. Im Posteingang eines Entscheiders landen täglich Dutzende Vertriebs-E-Mails, die Öffnungsraten sind entsprechend niedrig. Eine gute Follow-up-E-Mail ist deshalb kurz, bezieht sich auf den vorherigen Kontakt und endet mit einem konkreten Terminvorschlag.
\nEin Beispiel nach Brief und Anruf: \"Guten Tag Frau Weber, danke für das kurze Gespräch heute. Wie besprochen schicken wir Ihnen die drei Beispiele aus Ihrer Branche. Passt Ihnen Dienstag um 10 Uhr für zwanzig Minuten?\" Solche E-Mail-Vorlagen legen Sie einmal an und passen sie pro Lead an.
\nFür Outbound-Kampagnen mit vielen Kontakten lohnen sich Workflows im CRM, die Sequenz-E-Mails nach festen Regeln verschicken. Wichtig ist, dass jede Rückmeldung die Sequenz stoppt. Nichts wirkt schlechter als eine automatische Erinnerung an jemanden, der gestern schon zugesagt hat.
\n\nE-Mails und Anrufaufgaben lassen sich in jedem CRM automatisieren. Mit einer Anbindung per API geht das auch mit dem handgeschriebenen Brief: Ein Deal wechselt in der Pipeline in die nächste Phase, ein Lead füllt ein Formular aus oder ein Kunde ist seit 90 Tagen inaktiv, und der Brief wird automatisch ausgelöst. Für HubSpot, Salesforce, Pipedrive und andere Systeme nutzen wir Automatisierungsplattformen wie n8n, Make oder Zapier als Brücke.
\nDie Texte werden vorher als Vorlagen mit Platzhaltern angelegt, etwa für Name, Firma oder das besprochene Thema. So lässt sich jeder Brief personalisieren, ohne dass jemand manuell schreibt. Der Vertriebler sieht im CRM, dass der Brief rausgegangen ist, und die nächste Aufgabe für den Anruf entsteht automatisch.
\nWie die Anbindung funktioniert, beschreibt die Seite zu automatisierten Follow-ups. Wer ehemalige Kunden in einer eigenen Sequenz ansprechen will, findet Ideen im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"kundenrueckgewinnung-brief\"]Kundenrückgewinnung[/ratgeber_link].
\n\nLinkedIn passt gut als zusätzlicher Touchpoint, vor allem nach dem Brief. Eine Vernetzungsanfrage mit Bezug auf den Brief wird eher angenommen als eine kalte Anfrage. Tools wie der LinkedIn Sales Navigator helfen, mit den richtigen Kontakten ins Gespräch zu kommen, InMails sollten aber sparsam eingesetzt werden. Wer drei Kanäle gleichzeitig bespielt, wirkt schnell aufdringlich.
\n\nEin handgeschriebener Brief kostet bei uns ab [skrift_preis key=\"briefe\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] pro Stück inkl. 19 % MwSt., eine Postkarte ab [skrift_preis key=\"postkarten\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] inkl. 19 % MwSt. Für die automatische Anbindung an Ihr CRM fällt eine einmalige Einrichtung an, danach zahlen Sie nur den Stückpreis pro Brief.
\nIm Verhältnis zum Wert eines Deals ist der Brief meist der günstigste Teil der Sequenz. Einzelne Briefe bestellen Sie über den Konfigurator für handgeschriebene Businessbriefe, Karten für die Erinnerung bei den handgeschriebenen Postkarten.
", "kurzantwort": "Eine Follow-up-Sequenz im Vertrieb legt fest, wann welcher Kontakt über welchen Kanal passiert, etwa Brief, nach fünf bis sieben Werktagen ein Anruf, dann Mail und LinkedIn. Der handgeschriebene Brief als erster Schritt fällt auf und gibt allen weiteren Kontakten einen Aufhänger. Skrift löst solche Briefe auf Wunsch automatisch aus dem CRM aus.", "faq_ueberschrift": "Fragen zur Follow-up-Sequenz", "faq": [ { "frage": "Wie viele Kontakte gehören in eine Follow-up-Sequenz?", "antwort": "Meist vier bis sechs Kontaktpunkte über zwei bis vier Wochen, danach eine Pause oder eine langsamere Strecke." }, { "frage": "Wann sollte man nach einem Brief anrufen?", "antwort": "Nach fünf bis sieben Werktagen. Oft ruft der Empfänger schon vorher selbst an." }, { "frage": "Lässt sich ein Brief in HubSpot automatisieren?", "antwort": "Ja. Über API und Plattformen wie n8n, Make oder Zapier löst ein Ereignis im CRM den handgeschriebenen Brief automatisch aus." }, { "frage": "Darf ich neue Kontakte per E-Mail nachfassen?", "antwort": "Ohne Einwilligung ist Werbung per E-Mail an neue Kontakte unzulässig. Nach einem Gespräch oder mit Zustimmung ist die Mail in Ordnung." } ], "seo_titel": "Follow-up-Sequenz im Vertrieb: Brief, Anruf, HubSpot", "seo_beschreibung": "Follow-up im B2B-Vertrieb: eine Sequenz aus Brief, Anruf, Mail und LinkedIn, mit Timing für jeden Touchpoint. So nachfassen, dass Touchpoints wirken.", "reihenfolge": 200, "stand_datum": "2026-09-22" }