Eine Einladung zum Firmenevent konkurriert mit vollen Kalendern. Wer Kunden zum Firmenjubiläum, Geschäftspartner zum Messestand oder das eigene Team zur Weihnachtsfeier einladen will, braucht vor allem eines: dass die Einladung gelesen und nicht weggeklickt wird. Eine Einladung in echter Handschrift schafft das, weil sie aussieht wie persönliche Post.
\n\nDas hängt vom Event ab. Für Firmenjubiläen und größere Kundenveranstaltungen sollte die Einladung vier bis acht Wochen vorher beim Empfänger sein, nie weniger als drei Wochen vorher.
\n\n| Anlass | Einladung beim Empfänger | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenjubiläum, Kundenevent | 4 bis 8 Wochen vorher | Gäste planen Anreise und Termine |
| Messe, Hausmesse | 4 bis 6 Wochen vorher | vor den Einladungen anderer Aussteller |
| Weihnachtsfeier, Sommerfest | 4 bis 6 Wochen vorher | im Dezember sind Kalender früh voll |
| Teamevent | mindestens 3 Wochen vorher | Urlaube und Schichten berücksichtigen |
Rechnen Sie vom Wunschtermin zurück. Zwischen Ihrer Freigabe und dem Versand liegen bei uns 3 bis 5 Werktage, dazu kommt die Postlaufzeit. Wer erst vier Wochen vor dem Event anfängt, Texte abzustimmen, ist meist schon zu spät dran. Planen Sie lieber eine Woche Puffer für Rückfragen zur Gästeliste ein.
\n\nEine gute Einladung beantwortet alle Fragen, bevor jemand eine Rückfrage stellen muss. Der Anlass, das Datum, die Uhrzeit, der Ort und der Weg zur Anmeldung gehören immer hinein.
\nHandschrift eignet sich für die persönliche Einladung selbst. Anfahrtsbeschreibung, Programm und Antwortkarte dürfen dagegen gedruckt sein, denn dort geht es um Orientierung und nicht um Nähe. So bleibt die Karte aufgeräumt.
\nBeim Layout hilft eine einfache Regel: oben die Handschrift, darunter oder auf der Beilage das Gedruckte. Ihr Logo kann als Briefkopf aufgedruckt werden, ein QR-Code für die Anmeldung passt in eine Ecke der Beilage. Wichtig ist, dass der handgeschriebene Teil Raum bekommt und nicht zwischen Grafiken verschwindet. Wer unsicher ist, schickt uns einen Entwurf, wir sagen ehrlich, ob die Aufteilung auf dem Papier funktioniert oder ob ein anderes Format besser passt.
\n\nAntwortkarten funktionieren am besten gedruckt, mit Ankreuzfeldern für Zusage, Absage und Anzahl der Begleitpersonen. Wir legen sie der handgeschriebenen Einladung bei, auf Wunsch schon frankiert. Wer lieber digital sammeln will, druckt einen QR-Code auf, der zum Anmeldeformular führt. So läuft die Planung reibungslos, auch bei mehreren hundert Gästen.
\n\nEine handgeschriebene Einladung ist kurz. Drei bis fünf Sätze reichen, die Details stehen auf der Beilage. Hier einige Vorlagen, die Sie anpassen können.
\nFirmenjubiläum, an Kunden: \"Liebe Frau Fischer, seit 25 Jahren bauen wir Maschinen für die Region, viele davon für Sie. Das möchten wir am 14. Juni mit Ihnen feiern, bei uns in der neuen Halle. Alle Details finden Sie auf der beiliegenden Karte. Wir würden uns sehr freuen, Sie zu sehen.\"
\nMesse: \"Sehr geehrter Herr Braun, auf der Agritechnica zeigen wir zum ersten Mal unsere neue Baureihe. Kommen Sie an unserem Stand in Halle 9 vorbei, der Kaffee geht auf uns. Wenn Sie uns kurz sagen, wann Sie da sind, nehmen wir uns Zeit für Sie.\"
\nTeamevent, intern: \"Liebes Team, das Jahr war lang, jetzt feiern wir. Am 6. Dezember geht es ab 17 Uhr in die Alte Mühle. Bitte gebt bis zum 20. November Bescheid, ob ihr dabei seid.\"
\nUnterschreiben sollte die Person, die einlädt, bei Kunden die Geschäftsführung oder der Ansprechpartner, beim Teamevent gern die Chefin selbst. Wie Sie Post an Mitarbeitende auch über das Jahr gezielt einsetzen, steht im Beitrag zum [ratgeber_link slug=\"employer-branding-post\"]Employer Branding mit Post[/ratgeber_link].
\n\nDie meisten Absagen haben mit dem Event wenig zu tun. Sie entstehen, weil die Einladung zu spät kommt, beim falschen Empfänger landet oder wichtige Angaben fehlen.
\nEin kurzer Tipp noch. Verschicken Sie die Einladungen nicht an alle Gäste auf einmal, wenn die Plätze knapp sind: Wichtige Kunden erhalten ihre Karte eine Woche früher.
\n\nEine Einladung per Mail ist schnell verschickt und genauso schnell vergessen. Eine hochwertige Einladung auf Papier bleibt auf dem Schreibtisch liegen, wandert an die Pinnwand und erinnert jeden Tag an den Termin.
\nDas merkt man.
\nBei Kundenevents kommt hinzu, dass der Gast sich wertgeschätzt fühlt, bevor er überhaupt da ist. Wer eine persönliche Einladung bekommt, sagt eher zu und sagt seltener kurzfristig ab. Die Veranstaltung ist dann schon vor dem ersten Gast ein Stück weit gelungen.
\nAuch der Umschlag zählt. Eine handschriftliche Adresse sorgt dafür, dass die Einladung in der Poststelle nicht im Stapel mit der Werbung landet. Mehr dazu im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"handschriftliche-kuvertadressierung\"]handschriftlichen Kuvertadressierung[/ratgeber_link]. Liegt Ihr Event im Dezember, finden Sie im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"weihnachtspost-geschaeftskunden\"]Weihnachtspost für Geschäftskunden[/ratgeber_link] Hinweise zu Timing und Anrede.
\n\nEine handgeschriebene Einladungskarte kostet bei uns ab [skrift_preis key=\"postkarten\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] pro Stück inkl. 19 % MwSt., ein Einladungsbrief ab [skrift_preis key=\"briefe\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] inkl. 19 % MwSt. Beilagen wie Antwortkarten oder Programmflyer legen wir dazu, auf Wunsch versenden wir direkt an jeden Gast.
\nWir schreiben mit echtem Kugelschreiber ab 1 Stück, der Schreibdruck ist auf der Rückseite fühlbar, produziert wird in Deutschland. Ihre Gästeliste verarbeiten wir DSGVO-konform. Die Auflage rechnen Sie im Konfigurator für handgeschriebene Postkarten für Unternehmen durch, Briefe auf der Seite zu handgeschriebenen Businessbriefen.
", + "content_html": "Eine Einladung zum Firmenevent konkurriert mit vollen Kalendern. Wer Kunden zum Firmenjubiläum, Geschäftspartner zum Messestand oder das eigene Team zur Weihnachtsfeier einladen will, braucht vor allem eines: dass die Einladung gelesen und nicht weggeklickt wird. Eine Einladung in echter Handschrift schafft das, weil sie aussieht wie persönliche Post.
\n\nDas hängt vom Event ab. Für Firmenjubiläen und größere Kundenveranstaltungen sollte die Einladung vier bis acht Wochen vorher beim Empfänger sein, nie weniger als drei Wochen vorher. Bei sehr frühen Terminen hilft ein unverbindliches Save the Date, die eigentliche Einladung folgt dann mit allen Details.
\n\n| Anlass | Einladung beim Empfänger | Hinweis |
|---|---|---|
| Firmenjubiläum, Kundenevent | 4 bis 8 Wochen vorher | Gäste planen Anreise und Termine |
| Messe, Hausmesse | 4 bis 6 Wochen vorher | vor den Einladungen anderer Aussteller |
| Weihnachtsfeier, Sommerfest | 4 bis 6 Wochen vorher | im Dezember sind Kalender früh voll |
| Teamevent, Betriebsausflug, Teamtag | mindestens 3 Wochen vorher | Urlaube und Schichten berücksichtigen |
Rechnen Sie vom Wunschtermin zurück. Zwischen Ihrer Freigabe und dem Versand liegen bei uns 3 bis 5 Werktage, dazu kommt die Postlaufzeit. Wer erst vier Wochen vor dem Event anfängt, Texte abzustimmen, ist meist schon zu spät dran. Planen Sie lieber eine Woche Puffer für Rückfragen zur Gästeliste ein.
\n\nEine gute Einladung beantwortet alle Fragen, bevor jemand eine Rückfrage stellen muss. Die klassischen W-Fragen helfen: wer lädt ein, was ist die Art der Veranstaltung, wann, wo und wie wird zugesagt. Wichtige Informationen gehören klar und prägnant auf die Karte. Der Anlass, das Datum, die Uhrzeit, der Ort und der Weg zur Anmeldung gehören immer hinein.
\nHandschrift eignet sich für die persönliche Einladung selbst. Anfahrtsbeschreibung, Programm und Antwortkarte dürfen dagegen gedruckt sein, denn dort geht es um Orientierung und nicht um Nähe. So bleibt die Karte aufgeräumt.
\nBeim Design und Layout hilft eine einfache Regel, die auch zur Corporate Identity passt: oben die Handschrift, darunter oder auf der Beilage das Gedruckte. Ihr Logo kann als Briefkopf aufgedruckt werden, ein QR-Code für die Anmeldung passt in eine Ecke der Beilage. Wichtig ist, dass der handgeschriebene Teil Raum bekommt und nicht zwischen Grafiken verschwindet. Wer unsicher ist, schickt uns einen Entwurf, wir sagen ehrlich, ob die Aufteilung auf dem Papier funktioniert oder ob ein anderes Format besser passt.
\n\nAntwortkarten funktionieren am besten gedruckt, mit Ankreuzfeldern für Zusage, Absage und Anzahl der Begleitpersonen. Wir legen sie der handgeschriebenen Einladung bei, auf Wunsch schon frankiert. Wer lieber digital sammeln will, druckt einen QR-Code auf, der zum Anmeldeformular führt. So läuft die Planung reibungslos, auch bei mehreren hundert Gästen.
\n\nEine handgeschriebene Einladung ist kurz. Drei bis fünf Sätze reichen, die Details stehen auf der Beilage. Hier einige Vorlagen, die Sie anpassen können.
\nFirmenjubiläum, an Kunden: \"Liebe Frau Fischer, seit 25 Jahren bauen wir Maschinen für die Region, viele davon für Sie. Das möchten wir am 14. Juni mit Ihnen feiern, bei uns in der neuen Halle. Alle Details finden Sie auf der beiliegenden Karte. Wir würden uns sehr freuen, Sie zu sehen.\"
\nMesse: \"Sehr geehrter Herr Braun, auf der Agritechnica zeigen wir zum ersten Mal unsere neue Baureihe. Kommen Sie an unserem Stand in Halle 9 vorbei, der Kaffee geht auf uns. Wenn Sie uns kurz sagen, wann Sie da sind, nehmen wir uns Zeit für Sie.\"
\nTeamevent, intern: \"Liebes Team, das Jahr war lang, jetzt feiern wir. Am 6. Dezember geht es ab 17 Uhr in die Alte Mühle. Bitte gebt bis zum 20. November Bescheid, ob ihr dabei seid.\"
\nFür eine Firmenfeier oder ein Teambuilding mit mehreren Abteilungen darf der Ton lockerer und motivierend sein, damit das Team Lust auf das Event bekommt. Ein guter Einladungstext passt immer zur Unternehmenskultur.
\nUnterschreiben sollte die Person, die einlädt, bei Kunden die Geschäftsführung oder der Ansprechpartner, beim Teamevent gern die Chefin selbst. Wie Sie Post an Mitarbeitende auch über das Jahr gezielt einsetzen, steht im Beitrag zum [ratgeber_link slug=\"employer-branding-post\"]Employer Branding mit Post[/ratgeber_link].
\n\nDie meisten Absagen haben mit dem Event wenig zu tun. Sie entstehen, weil die Einladung zu spät kommt, beim falschen Empfänger landet oder wichtige Angaben fehlen.
\nEin kurzer Tipp noch. Verschicken Sie die Einladungen nicht an alle Gäste auf einmal, wenn die Plätze knapp sind: Wichtige Kunden erhalten ihre Karte eine Woche früher.
\n\nEine Einladung per Mail ist schnell verschickt und genauso schnell vergessen. Auch als Versandmethode für den Rücklauf ist die Post im Vorteil, wenn eine gedruckte Antwortkarte beiliegt. Eine hochwertige Einladung auf Papier bleibt auf dem Schreibtisch liegen, wandert an die Pinnwand und erinnert jeden Tag an den Termin.
\nDas merkt man.
\nBei Kundenevents kommt hinzu, dass der Gast sich wertgeschätzt fühlt, bevor er überhaupt da ist. Wer eine persönliche Einladung bekommt, sagt eher zu und sagt seltener kurzfristig ab. Die Veranstaltung ist dann schon vor dem ersten Gast ein Stück weit gelungen.
\nAuch der Umschlag zählt. Eine handschriftliche Adresse sorgt dafür, dass die Einladung in der Poststelle nicht im Stapel mit der Werbung landet. Mehr dazu im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"handschriftliche-kuvertadressierung\"]handschriftlichen Kuvertadressierung[/ratgeber_link]. Liegt Ihr Event im Dezember, finden Sie im Beitrag zur [ratgeber_link slug=\"weihnachtspost-geschaeftskunden\"]Weihnachtspost für Geschäftskunden[/ratgeber_link] Hinweise zu Timing und Anrede.
\n\nEine handgeschriebene Einladungskarte kostet bei uns ab [skrift_preis key=\"postkarten\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] pro Stück inkl. 19 % MwSt., ein Einladungsbrief ab [skrift_preis key=\"briefe\" ab=\"1\" brutto=\"1\"] inkl. 19 % MwSt. Beilagen wie Antwortkarten oder Programmflyer legen wir dazu, auf Wunsch versenden wir direkt an jeden Gast.
\nWir schreiben mit echtem Kugelschreiber ab 1 Stück, der Schreibdruck ist auf der Rückseite fühlbar, produziert wird in Deutschland. Ihre Gästeliste verarbeiten wir DSGVO-konform. Die Auflage rechnen Sie im Konfigurator für handgeschriebene Postkarten für Unternehmen durch, Briefe auf der Seite zu handgeschriebenen Businessbriefen.
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